บันทึกรายการในกรณีมีส่วนลดเพิ่มเติมหลังจากการซื้อสินค้า

สั่งสินค้าชนิดหนึ่ง จำนวน 50 ชิ้น ๆ ละราคา 1000 บาท ต่อมาอีก 1 อาทิตย์ทางผู้ขายได้ทำใบลดหนี้มาให้ 2500 บาท สามารถที่จะนำส่วนลดนี้มาปรับต้นทุนของสินค้านี้ได้หรือไม่

ในการสั่งซื้อสินค้าแต่ละครั้ง หากผู้ขายได้ทำใบลดหนี้มาให้ โดยปกติโปรแกรมจะไม่สามารถนำส่วนลดนี้มาปรับลดต้นทุนของสินค้าได้ สาเหตุเพราะว่า เมื่อเกิดการซื้อสินค้าขึ้นในแต่ละครั้ง โปรแกรมได้ทำการตัดยอดการซื้อสินค้าในครั้งนั้นไปแล้ว ส่วนการที่ได้รับใบลดหนี้ หมายถึง “ส่วนลดรับ” ที่เกิดขึ้นจากการซื้อสินค้า ดังนั้นจึงไม่สามารถที่จะนำส่วนลดรับมาปรับต้นทุนของสินค้าได้

ยกตัวอย่างเช่น : ในกรณีที่กิจการได้ขายสินค้าให้กับลูกค้า และได้ออก INVOICE ไปในราคา 1,000 บาท ราคาต่อหน่วย ชิ้นละ 50 บาท รวมเป็นเงิน 50,000 บาท และต่อมาได้มีการออกใบลดหนี้ให้กับลูกค้าในราคา 2,500 บาท การบันทึกรายการสามารถบันทึกได้โดย

1. เมื่อขายสินค้าให้บันทึกรายการขายสินค้าที่โปรแกรมขายสินค้า และออกใบกำกับ หัวข้อ EDIT โดยบันทึกรหัสสินค้าที่ขาย และราคาที่ขายจริง คือ 50,000 บาท
   
2. เมื่อได้ออกใบลดหนี้ให้กับลูกค้า จะต้องเข้าไปกำหนดรหัสสินค้า โดยไปกำหนดที่โปรแกรมสินค้าคงคลัง ในหัวข้อ UPDATE / เพิ่มหรือแก้ไขแฟ้มสินค้า ดังภาพ
   
   
   
   
3. จากนั้นให้ปรับปรุงสินค้าเข้าไปที่หัวข้อ EDIT / บันทึกรายการประจำวัน โดยเลือกรายการเป็นปรับปรุงจำนวนเท่าไหร่ก็ได้ ส่วนราคาต้นทุนให้ใส่เป็น 0 บาท (ศูนย์บาท)
   
   
4. ให้ไปที่โปรแกรมขายสินค้าและออกใบกำกับ หัวข้อ EDIT ข้อที่ 1 ออกใบกำกับสินค้า เลือกลูกหนี้คนที่จะทำการลดหนี้ให้และบันทึกรายการ โดยรหัสสินค้าที่บันทึกให้ใส่รหัสที่สร้างขึ้นมาเพื่อใช้ในการลดหนี้ (จากข้อ 2) และบันทึกจำนวนเป็นติดลบ และให้ใส่ราคาตามที่ต้องการทำการลดหนี้ ในที่นี้คือ 2,500 บาท
   
   
5. เมื่อดำเนินการตามขั้นตอนเรียบร้อยแล้ว ให้ไปที่โปรแกรมาขายสินค้าและออกใบกำกับ หัวข้อ EDIT เลือกรายการออกใบวางบิล บันทึกวันที่ติดต่อ และรหัสลูกค้าที่ได้ออกใบลดหนี้ และเลือกใบกำกับสินค้าที่ออกไปในข้อ 1 และ ข้อ 2 มาออกใบวางบิล
   
   
6. เมื่อลูกค้านำเงินมาชำระ ให้บันทึกรายการชำระเงิน ตามใบวางบิลที่ออกในข้อ 4 ซึ่งหนี้ที่ลูกหนี้คงค้างจะแสดง ยอดในที่นี้คือ 47,500 บาท

หมายเหตุ : ถ้ามีการซื้อสินค้าหลายชนิดในใบกำกับภาษี 1 ใบ แล้วได้รับ “ใบลดหนี้” จากผู้ขายมา ส่วนลดรับที่เกิดขึ้น จะไม่สามารถนำไปคำนวณ ปรับลดต้นทุนของสินค้าได้ เพราะไม่ทราบว่าจะนำส่วนลดไปเฉลี่ย และปรับลดต้นทุนของสินค้าตัวใดในใบกำกับภาษีนั้นๆ