การติดตั้งและวิธีใช้งานโปรแกรมจัดการงานพิมพ์ EASY-ACC Report Manager

EASY-ACC Report Manager โปรแกรมจัดการการพิมพ์ BETA 0.9.2 โปรแกรมเสริมการทำงานให้กับโปรแกรม EASY-ACC เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของการพิมพ์รายงาน สามารถพิมพ์รายงานต่างๆ โดยผ่านทาง Windows ได้เช่นเดียวโปรแกรมบน Windows ทั่วไป

การติดตั้งโปรแกรม

1. ในกรณีที่ Download ไฟล์จาก Internet ให้เรียกโปรแกรมที่ Download มา จากนั้นปฏิบัติตามคำแนะนำบนจอภาพ
   
2. ในกรณีที่ติดตั้งจากแผ่นดิสก์ ให้เรียกไฟล์ SETUP.EXE แล้วปฏิบัติตามคำแนะนำบนจอภาพ
3. หลังจากติดตั้งโปรแกรมแล้ว จะปรากฏ Icon ที่ Desktop ของจอภาพซึ่งสามารถเรียกใช้งานได้ทันที

วิธีการใช้งาน

1. คลิกที่ Start >Programs > EASY-ACC Report Manager จะปรากฏจอภาพตามรูป
   
    
    
2. เราสามารถซ่อนจอภาพของโปรแกรมได้ โดยการคลิกที่ปุ่ม Minimize โปรแกรมจะซ่อนจอภาพไว้ที่ Taskbar ที่อยู่ที่มุมของจอภาพ
3. เรียกโปรแกรม EASY-ACC เลือกโปรแกรมที่ต้องการพิมพ์รายงาน ในการสั่งพิมพ์รายงานนั้น จะต้องสั่งพิมพ์รายงานให้อยู่ในรูปของ Text File
   
    
    
4. เมื่อโปรแกรม EASY-ACC Report Manager ตรวจพบ Text File ที่พิมพ์ออกจาก EASY-ACC โปรแกรมจะทำงานให้อัตโนมัติ โดยแสดงรายงานที่ต้องการพิมพ์ออกมาทางจอภาพ เพื่อเป็น Preview ก่อนพิมพ์จริง
   
   
    
5. จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม Print เพื่อพิมพ์รายงาน ในกรณีที่มีเครื่องพิมพ์หลายเครื่อง ท่านสามารถกำหนดเครื่องพิมพ์ที่ต้องการพิมพ์ออกมาได้ โดยคลิกที่ปุ่ม Printer Setup เพื่อเลือกเครื่องพิมพ์
6. หากต้องการจบการทำงาน ให้คลิกที่ File > Close หรือคลิกที่ปุ่มกากบาทที่มุมขวาบนของโปรแกรมได้เช่นกัน

การกำหนดค่าและคุณสมบัติต่างๆ ของโปรแกรม

การกำหนด Directory  โดยปกติโปรแกรม EASY-ACC เมื่อมีการสั่งพิมพ์รายงานเป็นแบบ Text File ตัวโปรแกรมจะเก็บไฟล์นั้นไว้ใน Directory เดียวกันกับที่เก็บข้อมูลอยู่ ซึ่งปกติจะเป็น C:ECACCDATAFILE แต่ในกรณีที่ได้กำหนดข้อมูลหลายกิจการ จึงทำให้ Text File กระจายอยู่ในแฟ้มข้อมูลแต่ละแห่ง และโปรแกรม EASY-ACC Report Manager จะค้นหาไฟล์เหล่านั้นไม่พบ ซึ่งก็จะต้องมาเปิดไฟล์เหล่านั้นและสั่งพิมพ์ด้วยตัวเองอีกครั้งหนึ่ง

• ดังนั้นหากเกิดกรณีเช่นนี้ขึ้น ขอแนะนำให้กำหนดในโปรแกรม EASY-ACC Report Manager ให้เป็นค่า Text File ที่ Root ซึ่งวิธีการกำหนดคือ ดับเบิลคลิกที่ Status Bar ด้านล่างจะมีจอภาพให้ใส่ชื่อของ Directory ขึ้นมาตามรูป จากนั้นให้พิมพ์คำว่า C:USERREPT.TXT ลงไป

• เมื่อได้สั่งพิมพ์รายงานเป็นแบบ Text File จะมีข้อความ USERREPT.TXT ปรากฏขึ้นมา ให้เพิ่มคำว่า C:USERREPT.TXT ไว้หน้าชื่อรายงานนั้นทุกครั้ง โปรแกรม EASY-ACC Report Manager ก็จะทำงานโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่มีการพิมพ์รายงาน
  
  

รายละเอียดในหัวข้อ File

Open File  ในกรณีที่มีการพิมพ์ Text File ไปเก็บไว้ที่อื่น ที่ไม่ได้กำหนดไว้ใน EASY-ACC Report Manager ก็สามารถเปิดไฟล์ที่ต้องการพิมพ์เหล่านั้นได้ด้วยตัวเอง โดยใช้รายการ Open File นี้

Print Setup  เป็นการกำหนดคุณลักษณะของเครื่องพิมพ์ที่ต้องการพิมพ์รายงาน เช่น จะใช้เครื่องพิมพ์ใดพิมพ์รายงาน (กรณีที่มีการต่อเครื่องพิมพ์มากกว่า 1 เครื่อง) หรือ กำหนดลักษณะของกระดาษ ว่าต้องการพิมพ์แนวตั้งหรือแนวขวาง

 
รายการในหัวข้อ Options

Font  เป็นการกำหนด Font ที่ต้องการใช้พิมพ์ในรายงาน ว่าต้องการขนาดเท่าใด หรือเป็นสีอะไร 
(ในกรณีที่เป็นเครื่องพิมพ์แบบสี) ซึ่งมีข้อแนะนำในการกำหนดดังนี้

• ถ้าพิมพ์เป็นแบบแนวตั้ง และพิมพ์ลงกระดาษขนาด A4 พอดี จะต้องกำหนด Font เป็นขนาด 7
• ถ้าเป็นการพิมพ์แบบแนวขวางบนกระดาษขนาด Letter ก็กำหนดเป็นขนาด 8
• ถ้าพิมพ์ใบวางบิล หรือ ใบกำกับ ให้กำหนดขนาดตัวอักษรเป็นขนาด 10 
   

  Report Setting  เป็นการกำหนดระยะในการพิมพ์รายงาน เช่น เริ่มพิมพ์โดยให้ห่างจากขอบบน (Top) เท่าไร / ห่างจากขอบซ้าย (Left) เท่าไร โดยมีหน่วยเป็นนิ้ว ส่วนในช่อง Bands นั้นเป็นระยะห่างระหว่างบรรทัด ซึ่งถ้ากำหนดขนาดตัวตัวอักษรเป็นขนาด 7 ในช่อง Bands ก็ควรจะเป็น 14-15 ถ้าตัวอักษรขนาด 10 ค่าของ Bands ควรจะเป็น 19-20 เป็นต้น
  
  

  Preview to Screen  เมื่อโปรแกรม EASY-ACC Report Manager พบไฟล์ที่ต้องการพิมพ์ สามารถกำหนดให้มีการดูรายงานก่อนพิมพ์ หรือพิมพ์ออกเครื่องพิมพ์ทันที ได้จากช่องรายการนี้ 
  
  
  
  Startup Minimize  เมื่อเรียกโปรแกรมขึ้นมาใช้งาน ถ้ามีการกำหนดเป็น Minimize จอภาพของโปรแกรมจะไม่แสดงขึ้นมา แต่จะทำงานโดยแสดงอยู่ใน Taskbar ที่มุมของจอภาพ ซึ่งสามารถคลิกเพื่อเรียกโปรแกรมมากำหนดค่าต่างๆได้ หรือคลิกเม้าส์ขวา เพื่อจบการทำงานหรือเรียกโปรแกรมก็ได้เช่นกัน