โอนข้อมูลจากโปรแกรมเงินเดือนและค่าแรงเข้าโปรแกรมบัญชีแยกประเภท

วิธีการโอนข้อมูล

1. ท่านจะต้องสร้างรหัสบัญชีต่าง ๆ ก่อนที่จะโอนข้อมูลจากโปรแกรมเงินเดือนและค่าแรง เข้าสู่ 
   โปรแกรมบัญชีแยกประเภท ซึ่งโปรแกรมที่ท่านจะต้องสร้างรหัสบัญชี คือ โปรแกรมบัญชีแยกประเภทใน
   หัวข้อ Update / เพิ่มหรือแก้ไขผังบัญชี (ดังภาพที่ 1)
   
   
   
   
2. รหัสที่ท่านต้องสร้างใหม่ คือ
   
   รหัสบัญชีเงินเดือน (ให้อยู่หมวดทรัพย์สิน) สมมุติว่าเป็นเลขที่บัญชี 1001
   รหัสบัญชีประกันสังคมค้างจ่าย (ให้อยู่ในหมวดหนี้สิน) สมมุติว่าเป็นเลขที่บัญชี 2000
   รหัสบัญชีภาษีหัก ณ. ที่จ่ายค้างจ่าย (ให้อยู่ในหมวดหนี้สิน) สมมุติว่าเป็นเลขที่บัญชี 2001
   รหัสบัญชีเงินเดือน (ให้อยู่ในหมวดค่าใช้จ่าย) สมมุติว่าเป็นเลขที่บัญชี 5002
   รหัสบัญชีประกันสังคม (ให้อยู่ในหมวดค่าใช้จ่าย) สมมุติว่าเป็นเลขที่บัญชี 5003
   
   
3. หลังจากกำหนดรหัสบัญชีในโปรแกรมบัญชีแยกประเภทแล้ว ขั้นตอนต่อไปที่ท่านจะต้องกำหนด คือ 
   ที่โปรแกรมเงินเดือนและค่าแรง ในหัวข้อ Update / รหัสบัญชีที่โอนเข้าสู่ GL /รหัสบัญชีสำหรับระบบ 
   (ดังภาพที่ 2)
   
    
   
   เงินเดือนและค่าแรง (หมวดสินทรัพย์) ให้ใส่เลขที่บัญชีเป็น 1001 (ตามที่กำหนดไว้ในข้อ 2)
   เงินประกันสังคม (หมวดใช้จ่าย) ให้ใส่เลขที่บัญชีเป็น 5003 (ตามที่กำหนดไว้ในข้อ 2)
   
   
4. จากนั้นให้ไปที่หัวข้อ Update / รหัสบัญชีที่โอนเข้าสู่ GL / รายได้/รายหัก (ดังภาพที่ 3)
   
    
   
   
5. ให้ใส่รหัสบัญชีแยกประเภทที่เป็นค่าใช้จ่ายที่ได้สร้างไว้ในโปรแกรมบัญชีแยกประเภท เช่น (ดังภาพที่ 4) 
   
    
   
   เงินเดือน รหัสบัญชีที่สร้างไว้คือ 5002 (เป็นค่าใช้จ่าย)
   ภาษีหัก ณ. ที่จ่าย รหัสบัญชีที่สร้างไว้คือ 2001 (เป็นหนี้ค้างจ่าย ยังไม่ได้นำส่งสรรพากร)
   เงินประกันสังคม รหัสบัญชีที่สร้างไว้คือ 2000 (เป็นหนี้ค้าจ่าย ยังไม่ได้นำส่งสรรพากร)
   
   
6. เมื่อได้โอนข้อมูลจากโปรแกรมเงินเดือนและค่าแรงเข้าโปรแกรมบัญชีแยกประเภท หน้าจอจะแสดงรายการ
   ดังนี้ เช่น สมุมติว่า เงินเดือนพนักงาน 25,000 บาท หักภาษี ณ. ที่จ่าย 227.50 บาท หักประกัน
   สังคม 450 บาท และนายจ้างจ่ายสมทบเงินประกันสังคม 450 บาท ซึ่งหมายถึงว่าพนักงานจะได้รับเงิน
   ทั้งหมดหลังจากหัก ภาษีเงินได้และประกันสังคมแล้วคือ 24,322.50 บาท
   
   DR. เงินเดือนพนักงาน ( ที่เป็นคชจ. รหัสบัญชี 5002)                     25,000
   CR. เงินเดือน (ที่เป็น ท/ส รหัสบัญชี 1001)                                         25,000
   
   DR. เงินเดือน (ที่เป็น ท/ส รหัสบัญชี 1001)                                      450
   CR. เงินประกันสังคมค้างจ่าย (หักจากพนักงานแต่ยังไม่ได้นำส่ง)                  450 
   
   
   DR. เงินประกันสังคมที่นายจ้างสมทบให้ (เป็น คชจ. รหัสบัญชี 5003)      450
   CR. เงินประกันสังคมค้างจ่าย (ยังไม่ได้นำส่ง รหัสบัญชี 2000)                     450 
   
   
   DR. เงินเดือน (ที่เป็นท/ส รหัสบัญชี 1001)                                   227.50
   CR. ภาษี หักณ.ที่จ่ายค้างจ่าย(ที่หักจากพนักงานแต่ยังไม่ได้นำส่ง)           227.50
   
   หมายเหตุ : การโอนข้อมูลจากโปรแกรมเงินเดือนและค่าแรงเข้าสู่โปรแกรมบัญชีแยกประเภท จะยังไม่ใช่เป็นการตัดจ่ายเงินออกจากบัญชีของบริษัท เพียงแต่เป็นการโอนค่าใช้จ่ายที่เป็นเงินเดือนของพนักงานมาเข้าเท่านั้น เมื่อท่านต้องการตัดเงินออกจากบัญชีในกิจการท่าน จะต้องทำการจ่ายเงินอีกครั้งในระบบบัญชีแยกประเภท หรืออาจจะทำจ่ายจากโปรแกรมเจ้าหนี้และค่าใช้จ่ายก็ได้
   
   
7. ถ้าในกรณีที่ท่านใช้โปรแกรมเจ้าหนี้และค่าใช้จ่ายด้วย และต้องการตัดเงินที่จ่ายให้กับพนักงานออกจาก
   บัญชีบริษัทโดยบันทึกรายการผ่านโปรแกรมเจ้าหนี้และค่าใช้จ่าย ท่านจะต้องเข้าไปกำหนดในโปรแกรม
   เจ้าหนี้และค่าใช้จ่าย สิ่งที่จะต้องกำหนด คือ ให้สร้างรหัสเจ้าหนี้ขึ้นมา 1 รหัส เพื่อใช้ในการบันทึก
   ค่าใช้จ่ายที่เป็นเงินเดือนในหัวข้อ Update / เพิ่มหรือแก้ไขแฟ้มเจ้าหนี้ เช่น รหัส S0789 (ดังภาพที่ 5) 
   
    
   
   
8. เมื่อต้องการบันทึกรายการจ่ายเงินออกก็ให้บันทึกรายาการที่หัวข้อ Edit / บันทึกรายการประจำวัน (ดังภาพที่ 6)
   
    
   
   
9. ให้เลือกเลือกรายการเงินสด หรือ เช็คตามที่ตัดจ่ายเงินออก รหัสเจ้าหนี้ให้ใส่เป็น S0789 ตามที่สร้างไว้ เมื่อบันทึกรายการถึงรหัสบัญชีแยกประเภท รหัสบัญชีเป็น 1001 (เงินเดือนที่เป็นทรัพย์สิน) ยอดเงินเท่ากับยอดที่จ่ายให้กับพนักงานจริง ๆ คือ 24,322.50 บาท (ดังภาพที่ 7) ในช่องภาษีมูลค่าเพิ่ม 7 % ให้ลบออก
   
    
   
   
10. ถ้าต้องการนำส่งเงินภาษี หัก ณ. ที่จ่ายที่หักจากพนักงาน และส่งเงินประกันสังคมที่หักจากพนักงาน ให้กับกรมสรรพากร และสำนักงานประกันสังคมโดยบันทึกรายการผ่านโปรแกรมบัญชีแยกประเภท