บันทึกรายการเดบิตและเครดิตมากกว่า 2 รายการ

การบันทึกรายการทางบัญชีในโปรแกรม EASY-ACC ได้กำหนดไว้ว่า จะต้องมีรายการทางด้านเดบิต หรือ เครดิตด้านใดด้านหนึ่งเพียงหนึ่งรายการ ส่วนด้านตรงข้ามจะมีกี่รายการก็ได้ แต่ไม่เกิน 20 รายการต่อการบันทึก 1 ครั้ง แต่ในบางกรณีจำเป็นที่จะต้องมีการบันทึกรายการทั้งทางด้านเดบิตและเดรดิตมากกว่า 1 รายการเช่น

   
  ดังนั้นถ้าเป็นรายการตามตัวอย่าง จะไม่สามารถบันทึกลงในโปรแกรม EASY-ACC ได้โดยตรง แต่สามารถบันทึกรายการได้ตามวิธีการดังต่อไปนี้

สมมุติว่า มีรายการเกิดขึ้นตามตัวอย่างข้างต้น คือ มีการขายสินค้า/บริการไปในราคาที่รวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว และลูกค้าได้ชำระเงินมาเป็นเงินสด 500 บาท เป็นเช็คล่วงหน้า 10,200 บาท จะมีวิธีการบันทึกคือ

1. โดยปกติการบันทึกรายการทางบัญชีนั้นจะต้องกำหนดไว้ก่อนว่า รายการเดบิตจะไปกับบัญชีอะไรทางด้านเครดิต แต่ลักษณะที่เป็นCompound Statement นี้จะไม่สามารถแยกได้เลยว่า รายการเดบิต ไปทำกับบัญชีอะไรทางด้านเครดิต 
   
   ตัวอย่าง 
   
   ถ้าบัญชีขายสินค้าไปเดบิตกับบัญชีเช็ครับล่วงหน้า บัญชีภาษีมูลค่าเพิ่มก็ต้องไปเดบิตกับบัญชีเงินสด 500 บาทและบัญชีเช็ครับล่วงหน้าอีก 200 บาทเป็นต้น ซึ่งจริงๆแล้วเราสามารถที่จะบันทึกรายการแยกแบบนี้ได้ แต่ในการตรวจสอบรายการอาจจะดูยุ่งยาก เนื่องจากจะต้องแสดงให้เห็นถึงรายการที่เกี่ยวเนื่องกัน
    
2. ก่อนอื่นจะต้องกำหนดก่อนว่า จะให้รายการด้านเดบิต หรือเครดิตเป็นหลัก ซึ่งจะพิจารณาโดยใช้วิธีดูว่ารายการด้านใดมีมากกว่ากัน เช่น ถ้ารายการด้านเดบิตมากกว่าเครดิต ก็ให้กำหนดให้ด้านเดบิตเป็นหลัก ในทางกลับกัน ถ้าเครดิตมากกว่าก็ให้ใช้ด้านเครดิตเป็นหลัก และจากตัวอย่างจะแสดงให้เห็นว่ารายการด้านเดบิตและเครดิตเท่ากัน จึงขอกำหนดให้ด้านเดบิตเป็นรายการหลัก ก็คือจะบันทึกรายการทางด้านเดบิตลงไปก่อน 
    
3. เมื่อบันทึกรายการทางด้านเครดิตโดยรายการแรกคือ การขายสินค้า ให้บันทึกรายการตามปกติ ส่วนรายการเครดิตที่ 2 คือ ภาษีมูลค่าเพิ่ม ให้ลงทางด้านเดบิต แต่ให้ใส่จำนวนเงิน -700 บาท ซึ่งโปรแกรมจะนำรายการบันทึกแสดงทางด้านเครดิตให้เองโดยอัตโนมัติ นั่นหมายความว่า ถ้านำรายการที่บันทึกใส่จำนวนเงินติดลบเมื่อใด โปรแกรมจะนำรายการนั้นไปแสดงทางด้านตรงข้ามให้ ตามรูป
   
    

หมายเหตุ/คำแนะนำ :

1. การบันทึกรายการลักษณะนี้ อาจจะไม่ถูกต้องตามวิธีการบันทึกรายการทั่วไป โดยรายงานที่จะมีผลต่อการบันทึกรายการแบบนี้คือ รายงานบัญชีแยกประเภท เนื่องจากในโปรแกรม EASY-ACC จะแสดงบัญชีที่จะมีผลกับบัญชีแยกประเภท คือจะแสดงให้เห็นว่าบัญชีใดกระทำกับบัญชีใด แต่โดยทั่วไปจะไม่มีการแสดงในแบบนี้ เนื่องจากเป็นการทำงานด้วยมือ ซึ่งจะมีความยุ่งยากในการแยกรายการทางบัญชี แต่เมื่อเราได้นำคอมพิวเตอร์มาช่วยในการทำงาน จึงควรให้คอมพิวเตอร์แสดงรายละเอียดออกมาได้อย่างชัดเจนที่สุด
    
2. ถึงแม้รายงานจะแสดงผลออกมาขัดกับความรู้สึก เมื่อนำไปเปรียบเทียบกับรายงานทางบัญชีทั่วไป แต่สิ่งที่โปรแกรม EASY-ACC เน้นคือความถูกต้องของงบการเงิน ซึ่งทุกอย่างยังมีการคำนวณและแสดงผลอย่างถูกต้องทุกประการ