วิธีแก้ไขรายการสินค้าคงเหลือ หรือต้นทุนติดลบ

Views: 32435 Last Updated: 11/07/2012 12:41

ให้พิมพ์รายงานบัญชีคุมพิเศษของสินค้า โดยสั่งพิมพ์เฉพาะรหัสสินค้าที่มีปัญหาติดลบออกมาตรวจสอบ โดยจะต้องสั่งพิมพ์ ตาม Period ที่กำหนดไว้ในตัวโปรแกรม (วิธีการตรวจสอบว่า Period ของโปรแกรมเป็นปีอะไร คือ ให้ไปที่หัวข้อ Period ปิดบัญชีสิ้นเดือน เมื่อเข้าไปโปรแกรมจะแสดง THIS YEAR กับ LAST YEAR โดยสมมติว่าเป็นปี 2554 กับ 2555)
ให้สั่งพิมพ์รายงานบัญชีคุมพิเศษออกมา เพื่อตรวจสอบโดยให้พิมพ์รายงานตั้งแต่วันที่ 01/01/2554 ถึงวันที่ 31/12/2555
ตรวจสอบดูว่าลำดับการบันทึกรายการถูกต้องหรือไม่ เช่น ลำดับที่ควรจะเป็นก็คือ วันที่สินค้าเข้าจะต้องมาก่อนวันที่ ที่จะจ่ายสินค้าออกไป แต่ถ้าลำดับการบันทึกเป็นวันที่จ่ายสินค้ามาก่อนวันที่รับสินค้าก็จะทำให้เกิดปัญหา Stock ติดลบได้

วิธีการแก้ไข (เลือกทำข้อใดข้อหนึ่งก็ได้)

วิธีที่ 1 : เมื่อตรวจสอบแล้วว่า ลำดับการบันทึกรายการผิด วิธีแก้ไขโดยบันทึกรายการรับสินค้าเข้าเข้าไปก่อน แล้วจึงกำหนดวันที่จ่ายสินค้าออกอีกครั้งหนึ่ง
วิธีที่ 2 : ให้แก้ไขโดยทำรายการปรับปรุงสินค้าที่โปรแกรมสินค้าคงคลัง ให้ปรับปรุงก่อนวันที่จะจ่ายสินค้าออก (หรือวันเดี่ยวกันกับวันที่จ่ายสินค้าออกก็ได้) แล้วไปปรับปรุงรายการสินค้าออกอีกครั้ง หลังจากวันที่มีการบันทึกรับเข้าของสินค้าจริงจากเดิมที่บันทึกเข้าไปครั้งแรก

ตัวอย่าง ได้บันทึกรายการรับเข้าวันที่ 05/06/55 จำนวน 10 ชิ้น และมีการบันทึกรายการขายในวันที่ 03/06/55 จำนวน 3 ชิ้น ซึ่งรายงานที่แสดงออกมาจะเกิดการติดลบขึ้นในรายงานบัญชีคุมพิเศษในวันที่ 3/06/55 แต่ในวันที่ 05/06/55 สินค้าคงเหลือจะถูกต้องคือคงเหลือ 7 ชิ้น ถ้าต้องการแก้ไขไม่ให้เกิดการติดลบในรายงานในวันที่ 03/06/55 ก็ให้ปรับปรุงสินค้าเข้าไปในวันที่ 03/06/45 จำนวน 3 ชิ้น ซึ่งจะทำให้รายงานในวันที่ 03/06/55 ถูกต้อง แต่จะทำให้สินค้าคงเหลือในวันที่ 05/06/55 มียอดคงเหลือเกินจากความเป็นจริงอยู่ 3 ชิ้น ฉะนั้นในวันที่ 05/06/55 จะต้องทำการปรับปรุงสินค้าออกอีกครั้ง เพื่อลดยอดสินค้าคงเหลือให้เท่ากับความเป็นจริง คือ 7 ชิ้น โดยทำรายการปรับปรุงที่โปรแกรมสินค้าคงคลังในวันที่ 05/06/55 เป็นยอดติดลบ 3 ชิ้น และหลังจากที่แก้ไขเรียบร้อยแล้ว ให้ทำการประมวลผลสินค้าใหม่ทั้งหมดอีกครั้ง.

หมายเหตุ : ก่อนที่จะแก้ไข ควรสำรองแฟ้มข้อมูลใส่แผ่นเก็บไว้ก่อน ถ้าระบบที่ท่านใช้อยู่เป็นระบบ LAN จะต้องเปิดเครื่องลูกข่ายเพียงเครื่องเดียวเท่านั้น!!!