วิธีแก้ไขโปรแกรมเมื่อมีข้อความ โปรดไปยกเลิกรายการวางบิลหรือชำระเงินก่อน

หากต้องการแก้ไขรายการใบกำกับที่บันทึกจากโปรแกรมเจ้าหนี้ (หรือโปรแกรมลูกหนี้) แต่ไม่สามารถแก้ไขได้ จะขึ้นข้อความว่า "โปรดไปยกเลิกรายการวางบิลหรือชำระเงินก่อน" ซึ่งได้ลบรายการชำระเงิน หรือใบวางบิลไปแล้ว แต่โปรแกรมยังแสดงข้อความนี้ ปัญหานี้อาจเกิดจากระบบไฟล์ของโปรแกรมอาจจะทำงานผิดปกติ ทำให้ตอนที่ทำการยกเลิกรายการชำระเงินนั้น โปรแกรมไม่ยอมลบยอดสะสมที่อยู่ในใบกำกับนั้นออกไปด้วย ทำให้สถานะของใบกำกับยังคงเป็นรายการชำระเงิน หรือ ออกใบวางบิลอยู่ (ทั้งที่ได้ลบไปแล้วก่อนที่จะมาแก้ไข)

วิธีการแก้ไข

• อาจจะมีการบันทึกรายการรับชำระเงินผิดปี พ.ศ. เช่น ปัจจุบันปี 55 อาจบันทึกเป็นปี 54 แล้วเมื่อค้นหารายการจะหาเฉพาะปี 55 เท่านั้น หรือวันที่บันทึกอาจจะใส่ผิดไป
• การชำระเงินอาจจะมีการบันทึกส่วนลดหรือภาษีหัก ณ ที่จ่าย และเมื่อลบรายการชำระเงิน ก็ไม่ได้ลบรายการเหล่านั้นออกด้วย
• รายงานที่พิมพ์ออกมาจะเป็นตัวแสดงให้เห็นรายละเอียดของเจ้าหนี้หรือลูกหนี้ ว่าได้มีการชำระเงิน หรือรายการใบกำกับที่ยังค้างอยู่ในโปรแกรมบ้าง

     และเมื่อพบสิ่งผิดปกติที่อยู่ในรายงาน ก็ให้ไปลบรายการตามปกติ แต่ถ้าตรวจสอบในรายงานแล้วปรากฏว่า ไม่พบรายการผิดปกติใดๆ ก็แสดงว่าระบบไฟล์อาจจะมีปัญหา โดยวิธีแก้ไขรายการดังกล่าวสามารถทำได้ดังนี้ :

1. ไปที่รายการ OTHER/แก้ไขแฟ้มข้อมูลที่เสียหาย เลือก REINDEX เพื่อแก้ไขแฟ้มข้อมูลทั้งหมด
   
   
   
    
2. ไปที่รายการ OTHER/ลบหรือแก้ไขรายการบันทึก เลือก บันทึกรายการประจำวัน 
   
   
    
3. ให้แถบแสงไปที่รายการใบกำกับที่อยู่ในใบวางบิลที่มีปัญหา แล้วกด<ALT>+F5 จะปรากฏข้อความตามรูป ให้ใส่รหัส ED01 กด ENTER
   
   
   
   
4. เนื่องจากเป็นคำสั่งที่มีผลต่อข้อมูล ดังนั้นโปรแกรมจะมีการเตือนการใช้งาน เพื่อความแน่ใจ
   
   
   
   
5. เมื่อรายละเอียดในใบกำกับนั้นแสดงขึ้นมาให้ลบตัวเลขในช่องเลขที่ใบวางบิลและจำนวนเงินออกทั้งหมด แล้วคลิก ตกลง หรือกด <F10> 
   
    
   
    
6. หลังจากที่ทำตามนั้นตอนนี้แล้ว เมื่อกลับไปตรวจสอบยอดคงเหลือของลูกหนี้หรือเจ้าหนี้จะพบว่า ยอดคงเหลือจะเป็นตัวเลขติดลบตามจำนวนที่ได้ลบรายการนั้นออกไป ซึ่งสามารถที่จะทำการแก้ไขได้โดยการนำข้อมูลมาประมวลผลใหม่ที่รายการ OTHER/นำข้อมูลมาประมวลผลใหม่
    
7. ให้ลบหรือแก้ไขใบกำกับเหล่านั้นใหม่อีกครั้ง