Advanced Search
Tools
Rss หมวดหมู่

วิธีแก้ไขโปรแกรมเมื่อมีข้อความ โปรดไปยกเลิกรายการวางบิลหรือชำระเงินก่อน

Views: 20996 Last Updated: 10/07/2012 09:28

หากต้องการแก้ไขรายการใบกำกับที่บันทึกจากโปรแกรมเจ้าหนี้ (หรือโปรแกรมลูกหนี้) แต่ไม่สามารถแก้ไขได้ จะขึ้นข้อความว่า "โปรดไปยกเลิกรายการวางบิลหรือชำระเงินก่อน" ซึ่งได้ลบรายการชำระเงิน หรือใบวางบิลไปแล้ว แต่โปรแกรมยังแสดงข้อความนี้ ปัญหานี้อาจเกิดจากระบบไฟล์ของโปรแกรมอาจจะทำงานผิดปกติ ทำให้ตอนที่ทำการยกเลิกรายการชำระเงินนั้น โปรแกรมไม่ยอมลบยอดสะสมที่อยู่ในใบกำกับนั้นออกไปด้วย ทำให้สถานะของใบกำกับยังคงเป็นรายการชำระเงิน หรือ ออกใบวางบิลอยู่ (ทั้งที่ได้ลบไปแล้วก่อนที่จะมาแก้ไข)


วิธีการแก้ไข


     ก่อนที่จะทำการแก้ไข ควรตรวจสอบก่อนว่า รายการที่จะลบหรือแก้ไขนั้น ได้ลบรายการชำระเงิน หรือใบวางบิลออกอย่างสมบูรณ์แล้ว โดยให้ดูรายงาน "บัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้ (หรือลูกหนี้) รายตัว" โดยวันที่ที่จะกำหนดให้พิมพ์ตั้งแต่ 01/01/ <ปีพ.ศ. ปีที่แล้ว> จนถึง 31/12/ <ปี พ.ศ. ปัจจุบัน> สาเหตุอาจเกิดได้หลายกรณีเช่น

  • อาจจะมีการบันทึกรายการรับชำระเงินผิดปี พ.ศ. เช่น ปัจจุบันปี 55 อาจบันทึกเป็นปี 54 แล้วเมื่อค้นหารายการจะหาเฉพาะปี 55 เท่านั้น หรือวันที่บันทึกอาจจะใส่ผิดไป
  • การชำระเงินอาจจะมีการบันทึกส่วนลดหรือภาษีหัก ณ ที่จ่าย และเมื่อลบรายการชำระเงิน ก็ไม่ได้ลบรายการเหล่านั้นออกด้วย
  • รายงานที่พิมพ์ออกมาจะเป็นตัวแสดงให้เห็นรายละเอียดของเจ้าหนี้หรือลูกหนี้ ว่าได้มีการชำระเงิน หรือรายการใบกำกับที่ยังค้างอยู่ในโปรแกรมบ้าง

     และเมื่อพบสิ่งผิดปกติที่อยู่ในรายงาน ก็ให้ไปลบรายการตามปกติ แต่ถ้าตรวจสอบในรายงานแล้วปรากฏว่า ไม่พบรายการผิดปกติใดๆ ก็แสดงว่าระบบไฟล์อาจจะมีปัญหา โดยวิธีแก้ไขรายการดังกล่าวสามารถทำได้ดังนี้ :

  1. ไปที่รายการ OTHER/แก้ไขแฟ้มข้อมูลที่เสียหาย เลือก REINDEX เพื่อแก้ไขแฟ้มข้อมูลทั้งหมด



     
  2. ไปที่รายการ OTHER/ลบหรือแก้ไขรายการบันทึก เลือก บันทึกรายการประจำวัน 


     
  3. ให้แถบแสงไปที่รายการใบกำกับที่อยู่ในใบวางบิลที่มีปัญหา แล้วกด<ALT>+F5 จะปรากฏข้อความตามรูป ให้ใส่รหัส ED01 กด ENTER



  4. เนื่องจากเป็นคำสั่งที่มีผลต่อข้อมูล ดังนั้นโปรแกรมจะมีการเตือนการใช้งาน เพื่อความแน่ใจ



  5. เมื่อรายละเอียดในใบกำกับนั้นแสดงขึ้นมาให้ลบตัวเลขในช่องเลขที่ใบวางบิลและจำนวนเงินออกทั้งหมด แล้วคลิก ตกลง หรือกด <F10> 

     

     
  6. หลังจากที่ทำตามนั้นตอนนี้แล้ว เมื่อกลับไปตรวจสอบยอดคงเหลือของลูกหนี้หรือเจ้าหนี้จะพบว่า ยอดคงเหลือจะเป็นตัวเลขติดลบตามจำนวนที่ได้ลบรายการนั้นออกไป ซึ่งสามารถที่จะทำการแก้ไขได้โดยการนำข้อมูลมาประมวลผลใหม่ที่รายการ OTHER/นำข้อมูลมาประมวลผลใหม่
     
  7. ให้ลบหรือแก้ไขใบกำกับเหล่านั้นใหม่อีกครั้ง

Copyright © Business Soft Co., Ltd. All Rights Reserved. | Privacy Policy | เลขที่ทะเบียนพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ : 0105533127851